5 Why – dziecinnie prosta metoda do rozwiązywania problemów
Kilkuletnie dzieci wykazują tendencję do zadawania w nieskończoność pytań – “dlaczego” i tym samym doprowadzają nas nieraz do szaleństwa 🙂 Jednak… chyba trzeba przyznać im rację! Dlaczego? Bo prawie każdy z nas, kiedy coś idzie nie tak, chciałby wiedzieć, z jakiego to powodu. Pytania “dlaczego” – może i są banalne, ale mogą być też skuteczną metodą dotarcia do sedna problemu.
Czym jest metoda 5 Why i skąd się w ogóle wzięła?
Metoda 5 Why polega na dotarciu do przyczyny problemu lub niepowodzenia poprzez zadawanie pięciokrotnie pytania „dlaczego?” (ta liczba może się zwiększać lub zmniejszać, istotny jest jednak moment uzyskania odpowiedzi na źródło problemu) To metoda, która zachęca nas do dyskusji dotyczącej niepowodzenia. Dzięki niej nie patrzymy na problem powierzchownie, skupiając się bardziej na poznaniu okoliczności jego powstania. Przyczyn i pomysłów na pozytywne rozwiązanie szukamy indywidualnie lub w grupie. Metoda 5 Why została opracowana przez Sakichi Toyoda, japońskiego przemysłowca, wynalazcę i założyciela Toyota Industries w latach trzydziestych XX wieku. Stała się popularna w latach siedemdziesiątych XX wieku, a koncern Toyota nadal używa ich do rozwiązywania wszelkich problemów.
Przebieg działania w metodzie 5 Why
Metodę 5 Why można oprzeć na bardzo prostym, czteroetapowym procesie:
Krok 1 – Sformułuj opis problemu.
Poświęć trochę czasu na jego dokładne omówienie. Skoncentruj się na stworzeniu jasnego i zwięzłego opisu niepowodzenia. Czasem będziesz działać samodzielnie, a czasem zespołowo. Jeśli działasz w zespole – upewnij się, że wszyscy w pełni rozumieją omawiany problem.
Krok 2 – Zacznij zadawać pytania dlaczego.
Po pierwsze, należy wyjaśnić, dlaczego problem się pojawia. Ta metoda zadziała najlepiej, jeśli Twoja odpowiedź będzie rzeczywiście uzasadniona. Nie wolno zgadywać. Unikaj wyciągania pochopnych wniosków, nawet jeśli wydaje Ci się, że znasz odpowiedź już na wczesnym etapie rozmyślania. Możesz mieć rację – ale tego rodzaju analiza pomoże Ci także ujawnić nieoczekiwane przyczyny źródłowe. Warto więc mieć otwarty umysł. Pamiętaj, kontynuuj pytanie – “dlaczego”, dopóki nie poczujesz, że zbadałeś każdą ścieżkę i nie możesz iść dalej. Pięć zadanych pytań – uważane jest za optymalną liczbę.
Krok 3: Podejmij działanie i wdrażaj rozwiązania.
Gdy uda Ci się zidentyfikować co najmniej jedną, główną przyczynę, zdefiniuj działania naprawcze, które zapobiegną ponownemu wystąpieniu problemu. Przeanalizuj możliwe środki zaradcze i określ optymalne rozwiązanie.
Krok 4: Monitoruj swoje środki zaradcze.
Ważne jest, aby monitorować, jak skutecznie podjęte środki rozwiązały lub zminimalizowały problem. Może się zdarzyć, że początkowy problem nie został w pełni zrozumiany lub dokładnie zdefiniowany. Oznacza to, że środek zaradczy był niewłaściwy, ponieważ starał się rozwiązać coś innego. Jeśli tak się stanie, warto przyjrzeć się procesowi jeszcze raz.
Podsumowanie
Zidentyfikowanie i zajęcie się podstawową przyczyną problemu to najlepszy sposób na naprawienie go i upewnienie się, że się nie powtórzy. To niełatwe zadanie, jednak z pomocą przychodzi metoda 5 Why. Mimo, że na pierwszy rzut oka może wydawać się stosunkowo prosta, wymaga od nas myślenia, inteligentnego zadawania pytań, a także dyscypliny i wytrwałości w jej stosowaniu. Proces najlepiej nadaje się do prostych lub średnio trudnych problemów. Złożone zagadnienia mogą zyskać na bardziej szczegółowym podejściu. Jednak wciąż – użycie 5 Why nadal da nam przydatne informacje.
