7C KOMUNIKACJI – w jaki sposób ułatwia nam wymianę informacji

Komunikacji uczymy się całe życie. Najpierw zaczynamy mówić, potem czytać i pisać… ale nie oznacza to, że nie możemy robić tego lepiej! Każda rozmowa, wymiana maili i innych wiadomości, jest okazją, aby poznać i zrozumieć drugą osobę. Stopniowo zaczynamy się lepiej rozumieć i dobierać język tak, aby się dobrze dogadać. I tak w końcu rozumiemy się bez słów…

No, może tak dobrze to nie jest! 🙂

Nie zmienia to jednak faktu, że najważniejsze jest, aby się dobrze zrozumieć. Jak wiadomo, w cztery oczy dużo łatwiej się dogadać, dlatego też skupimy się głównie na korespondencji. Męczą Cię setki maili z pytaniami dotyczącymi Twoich wiadomości? A może to Ty czytając korespondencje, zastanawiasz się często, co autor miał na myśli? Mamy dla Ciebie krótkie porady dotyczące tego, w jaki sposób ułatwić sobie wymianę informacji. Są niezwykle proste, ale warte zapamiętania. Przedstawiamy 7C komunikacji. 

Clear (jasna) 

Zrozumiały komunikat jest przede wszystkim prosty. Aby odbiorca poprawnie odczytał Twoje myśli, nie stosuj zawiłych, złożonych, zdań oraz poetyckich i niejednoznacznych wyrażeń.  Pomóc może stosowanie myślników, wypunktowań oraz akapitów dzielących wiadomość na mniejsze segmenty. Są dużo czytelniejsze, łatwiej je przyswoić i zapamiętać.

Concise (zwięzła) 

Zdarzyło Ci się rozmawiać z kimś, kto zanim przejdzie do sedna, potrafi opowiedzieć całą historię swojego życia? Czasem łatwo zgubić główny wątek. Jeśli nie piszesz właśnie książki i chcesz zachować sens komunikatu — skup się na nim i odrzuć to, co może się okazać całkowicie niepotrzebne.

Concrete (konkretna) 

Wyodrębnij główne informacje, które chcesz przekazać drugiej osobie i oprzyj na nich całą resztę. Wszystko po to, aby rozmówca wiedział, o co Ci dokładnie chodzi, bez niepotrzebnych pytań i niedomówień.

Correct (poprawna) 

Nie jest to bynajmniej kwestia, która dotyczy jedynie błędów ortograficznych i interpunkcyjnych.

Wiesz, skąd te pogrubienie, prawda? Chyba każdy spotkał się z użyciem “bynajmniej” jako “przynajmniej”. Język świadczy o piszącym szczególnie mocno w dobie internetu, gdzie wszystko można sprawdzić w ułamku sekundy. Dlatego też, jeśli nie masz pewności odnośnie znaczenia danego słowa, lub jego pisowni, koniecznie poświęć chwilkę na szybkie sprawdzenie. 

Pojedyncze błędy się zdarzają — pamiętaj jednak — poprawność językowa to oznaka Twojego profesjonalizmu. 

Coherent (logiczna) 

Postaraj się, aby zdania wynikały z siebie, aby uniknąć skakania po wątkach. Zadbaj o spójność zarówno w treści, jak i stylistyce — jeśli rozpoczynając bloga zaczynasz zwracać się do odbiorcy jako “Ty”, pilnuj, aby przypadkiem w środku tekstu tekstu nie zmienić formy na “Wy”.

Complete (kompletna)

Wciel się w rolę odbiorcy i pomyśl, czy napisany przez Ciebie komunikat nie nasuwa Ci pytań, na które nie znajdujesz w nim odpowiedzi. Jeżeli tak się zdarzy, warto się rozpisać.

Courteous (uprzejma) 

Różne są style komunikacji, jednak — jeżeli nie piszesz właśnie programu komputerowego, z dużą pewnością można stwierdzić, że odbiorcą Twojej wiadomości jest człowiek, nie maszyna 🙂 Dlatego też nie zapominaj o tym, że niezależnie od tego, do kogo piszesz — bądź uprzejmy! Są różne relacje oraz wymogi. Inaczej napiszemy pismo urzędowe, inaczej wiadomość do znajomych. Pamiętaj jednak o 3 magicznych słowach, uczonych już w przedszkolu. Zwykłe „proszę”, „dziękuję” i „przepraszam” to drobnostki, które chociaż niewielkie, mogą znacząco ocieplić relacje i wpłynąć na polubienie się z odbiorcą.