Metoda Ivy Lee

Każdego dnia mamy do wykonania masę zadań. Zdarza się, że dopada nas prokrastynacja i więcej czasu spędzamy na planowaniu, co powinniśmy wykonać, niż na konkretnie działanie. Co za tym idzie – często okazuje się, że po całym dniu spędzonym przed komputerem, przebrnęliśmy tylko przez jeden punkt z całej naszej listy ‘’to do’’. 

Zaczynamy więc poszukiwać sposobów, które skutecznie podniosą naszą produktywność. 

Wśród nich, możemy natrafić na niemal stuletnią metodę, dzięki której jesteśmy w stanie znacznie poprawić efektywność naszych działań. Nie potrzebujemy niczego więcej, oprócz kartki papieru i dziesięciu minut. 

Od początku…

Jest rok 1918. Prezes przedsiębiorstwa Bethlehem Steel Corporation produkującego stal – Charles M. Schwab, postanowił zatrudnić konsultanta ds. produktywności. Zależało mu na tym, aby osoba zatrudniona na tym stanowisku podniosła efektywność jego pracowników. Idealnym kandydatem na to stanowisko okazał się właśnie Ivy Lee, który przystał na propozycję współpracy. Jego planem działania miały być 15-minutowe rozmowy z pracownikami. 

Początkowo Lee nie określił swojego wynagrodzenia. Zaznaczył jednak, że jeśli Schwab będzie zadowolony z rezultatów, sam prześle mu kwotę, którą uzna za odpowiednią. Efekty wdrożenia jego metody okazały się być na tyle spektakularne, że trzy miesiące później, prezes wypisał czek opiewający na kwotę $25.000 (równowartość dzisiejszych $400.000) 

Na czym polega metoda Ivy Lee?

Co takiego przekazał Lee pracownikom Bethlehem Steel Corporation?

1. Dzień pracy należy kończyć listą zadań na następny dzień.
2. Z utworzonej listy wybieramy maksymalnie 6 zadań do wykonania.
3. Ustalamy priorytety – przepisujemy zadania na czystą kartkę i nadajemy im priorytetowość. 
4. Następnego dnia zaczynamy od pierwszej pozycji na liście. Nie przechodzimy do kolejnego zadania, jeżeli poprzednie nie zostało wykonane.
5. W przypadku nieukończenia zadań w ciągu naszej pracy w danym dniu, przenosimy je na górę listy na kolejny dzień i dopisujemy zadania tak, aby nasza lista ponownie zawierała maksymalnie 6 pozycji.
6. Codziennie funkcjonujemy według listy. 

Możemy modyfikować zasady według potrzeb. Zadań może być mniej, wszystko zależy od charakteru naszej pracy. Mniejsza liczba priorytetów prowadzi do większej efektywności. 

Dlaczego metoda Ivy Lee okazała się sukcesem?

Priorytetuje obowiązki  –  poprzez sztywne narzucenie najważniejszych obowiązków, efekty naszej pracy będą bardziej widoczne. Wyznaczanie priorytetów pozwala nam skupić się na tym, co tak naprawdę jest istotne. Pozwoli również dotrzymać terminów i sumienniej przyłożyć się do naszych obowiązków.

Obala wielozadaniowość – wielozadaniowość znana jest jako odwieczny wróg produktywności. Metoda dopuszcza przejście do następnego obowiązku tylko i wyłącznie po zakończeniu poprzedniego. Stosując się do tego, nie tracimy koncentracji, a przecież jej przywrócenie zajmuje nam sporo czasu.

Zbudowana jest na prostocie – obowiązki spisujemy na zwykłej kartce papieru, która sprawdza się od wieków lepiej niż niejedna, jakże modna aplikacja do planowania. Zapisane długopisem zadania wpływają na naszą psychikę, ponieważ jest to ‘’nieodwracalne’’. 

Nie mamy tu backspace ani delete. To, co zapisaliśmy, musimy wykonać. Poza tym – jakże przyjemnym i satysfakcjonujący uczuciem jest skreślanie po kolei wykonanych przez nas zadań 🙂 

Zakończenie

Mimo, że metoda Ivy Lee ma już ponad sto lat, wciąż zaskakuje skutecznością. Skierowana jest do każdego, kto chce rozpocząć swoją przygodę z byciem produktywnym. Dedykowana jest głównie do realizacji zadań codziennych i nie do końca sprawdza się przy realizacji zadań długoterminowych. Warto jednak rozpocząć walkę z chaosem i rozpocząć planowanie od  metody Ivy Lee. Na pewno – jest to o wiele tańsze i  ma znacznie lepsze efekty niż niejedno spotkanie z coachem sukcesu 🙂